GPA - Gestione Procedimenti Amministrativi

Pieno controllo di tutte le attività connesse al cliclo di vita di un procedimento

Il Sistema di Gestione dei Procedimenti Autorizzativi, trasversale a tutta la piattaforma SIMORA, è realizzato da una soluzione di promozione della Cooperazione Applicativa per la Gestione ed il Monitoraggio di tutte le attività connesse ad un procedimento durante tutto il suo ciclo di vita, consentendo un pieno controllo di tutte le fasi amministrative che intercorrono dal momento della proposizione fino a quello della sua archiviazione.

Questo sistema è in grado di coordinare e sostenere le attività di tutti gli operatori coinvolti in un generico procedimento amministrativo che sia stato opportunamente modellato in un template.

Attraverso una “orchestrazione automatica”, valorizza tutti i dati parametrici (cioè quelle informazioni previste nel modello ma il cui valore è noto solo al momento in cui il procedimento viene istruito), genera i piani di lavoro, propone la prossima azione, registra i compiti svolti, compila automaticamente i documenti, esegue automaticamente le attività di back-office intesa come popolamento automatico delle informazioni anagrafiche negli opportuni repertori, permette ai responsabili di controllare l’andamento dei flussi operativi, rilevare le criticità, operare in tempo le azioni correttive, contabilizzare lo sforzo operativo, ricercare qualsiasi informazione, produrre statistiche per evidenziare il reale carico di lavoro degli operatori coinvolti, genera alert e appuntamenti per tenere sotto controllo le scadenze pianificate, la visualizzazione delle Attività da prendere in carico (worklist) per singolo operatore. L’automatismo e il supporto all’intero ciclo di lavorazione nei procedimento autorizzativi e amministrativi in generale è garantito dall’utilizzo della tecnologia del WorkFlow Management System.

Il supporto all'espletamento del procedimento attraverso un sistema informatico integrato con i servizi di supporto al Dipartimento di Prevenzione, permette di annullare la “dispersione patologica” di tempo e risorse dovuta alla difficoltà di monitorare, coordinare, organizzare, distribuire e condividere attività e compiti fra funzionari ed operatori, in una organizzazione complessa e fortemente gerarchica qual'è quella della Pubblica Amministrazione. Con l'aiuto del GPA, il risultato finale, il completamento del procedimento nei tempi stabiliti, il perfetto monitoraggio, l'ottimizzazione dei carichi di lavoro, il rispetto del programma operativo, la condivisione dello standard ed il mantenimento del livello di qualità del servizio, rientrano nella quotidianità lavorativa.

Edinform assicura gli strumenti necessari attraverso il servizio aggiuntivo migliorativo “GPA – Gestore dei Procedimenti” quale componente infrastrutturale di SIMORA e rende disponibile la propria esperienza nel settore della “Reingegnerizzazione dei processi” per sostenere l'Amministrazione verso un percorso di ottimizzazione e riorganizzazione aziendale che sia garanzia di efficacia ed efficienza nei servizi offerti al pubblico.

Inoltre il sistema è conforme alle caratteristiche del Workflow Model stabilite dal “The Workflow Management Coalition” (www.wfmc.org), standard a cui aderiscono i maggior produttori di workflowengine.

La soluzione offerta garantisce la predisposizione ad essere interconnesso in una rete di collaborazione interamministrativa attraverso il tool Open Source Active BPEL.

Questa scelta progettuale è dettata dalla necessità di garantire l’idoneità a collaborare con sistemi di Workflow esterni all’applicazione in un sistema di collaborazione e cooperazione interno alla Pubblica Amministrazione, come richiesto dalla normativa in vigore, oltre a garantisce la coerenza con il Piano Nazionale di e-Government in termini di replicabilità per altre Amministrazioni.